如何設置數據保留策略?

網易企業郵箱的數據保留策略可通過管理員后臺的全局清理設置、歸檔備份功能實現，普通用戶也能自定義個人郵件保存規則，適配企業全局管控和個人按需設置，具體操作如下：

1、管理員全局統一設置自動清理規則

該方式適合企業對所有員工郵箱統一規范數據保留時長，避免冗余數據堆積。管理員登錄網易企業郵箱管理后臺后，依次進入 “組織與用戶”→“郵箱管理”→“存儲管理”;在 “自動清理設置” 板塊勾選 “啟用自動清理”，隨后可按需求設置規則，時間上可選 30 天 / 90 天 / 180 天或自定義天數，郵件類型上能指定僅清理垃圾郵件或已刪除郵件;若有特殊需求，還可添加重要部門或高管郵箱到白名單設為例外，設置完成點擊 “保存”，系統會在次日凌晨執行首次清理。

2、開通歸檔功能實現長期保留

適合金融、法律等需長期留存數據的行業，保障數據合規可追溯。管理員登錄管理后臺購買并開通薩班斯歸檔功能，開通后系統會實時歸檔所有往來郵件，且不占用員工郵箱本身的存儲空間。企業可自主設置歸檔數據保留周期，從 1 年到永久保存均可選擇。即便員工郵件被徹底刪除，也能從歸檔系統中恢復，誤刪郵件還會額外留存 180 天供恢復。

3、通過自主備份功能留存指定數據

可針對性備份特定部門或崗位的郵件數據。管理員進入管理后臺后，按 “應用中心 — 我的應用 — 自主備份 — 去使用” 的路徑操作，點擊 “新建備份”，設置接收備份郵件的 “主備份郵箱” 以及需備份的目標郵箱，比如將銷售部所有郵箱數據備份至部門主管郵箱。設置后被備份郵箱的后續收發郵件會自動同步到主備份郵箱，且員工無感知。

4、離職員工郵箱數據專項保留

避免員工離職導致數據丟失，管理員在后臺找到離職員工賬號并選擇 “賬號注銷” 時，勾選 “保留郵件數據”，同時指定接收賬號(如直屬主管郵箱)，系統會自動將該賬號所有郵件遷移至目標賬號。另外，刪除成員后的 30 天內，也可進入管理后臺的郵箱回收站備份離職員工郵件，若未清空回收站，180 天內還能通過 “賬號回收站” 恢復完整數據。

5、普通用戶自定義個人郵件保存規則

員工可按需調整個人郵件的保存方式。一方面，登錄個人網頁端郵箱，點擊 “設置> 常規設置”，在 “發送郵件后設置” 模塊選擇 “全部保存到已發送”“部分保存” 或 “不保存” 的規則;另一方面，若想自定義已刪郵件保留時間，可進入 “設置”-“郵箱清理”，自定義已刪除郵件文件夾的清理時間，最長可設置保留 30 天。

6、客戶端協議設置保障服務器數據留存

若員工用客戶端收取郵件，可通過設置協議避免服務器端郵件被誤刪。若使用 POP3 協議，在網易郵箱大師等客戶端的賬號接收設置中，取消勾選 “在收取郵件后從服務器上刪除它們”;若為 IMAP 協議，因默認通常同步客戶端與服務器狀態，避免直接徹底刪除郵件，可將重要郵件移動到專屬文件夾留存，防止服務器端數據同步刪除。